Day 30: Mail Merge – Envelopes & Labels (MS Word)

 1. Mail Merge for Envelopes (लिफाफे बनाना)

👉 Steps:

  1. MS Word खोलें

  2. Mailings tab पर जाएँ

  3. Start Mail Merge → Envelopes चुनें

  4. अब एक dialog box खुलेगा:

    • Delivery Address (Receiver address)

    • Return Address (Sender address)

  5. Options में जाकर envelope size select करें

  6. OK पर क्लिक करें

👉 Data जोड़ना (Excel से):

  1. Select Recipients → Use Existing List

  2. अपनी Excel file select करें

  3. अब cursor को address area में रखें

  4. Insert Merge Field से fields डालें:

    • Name

    • Address

    • City आदि

👉 Preview और Print:

  • Preview Results पर क्लिक करें

  • सब सही लगे तो:

    • Finish & Merge → Print Documents

🏷️ 2. Mail Merge for Labels (Labels बनाना)

👉 Steps:

  1. Mailings tab → Start Mail Merge → Labels

  2. Label options में:

    • Company (जैसे Avery)

    • Product number select करें

  3. OK पर क्लिक करें

👉 Data जोड़ना:

  1. Select Recipients → Use Existing List

  2. Excel file choose करें

  3. पहले label में:

    • Insert Merge Field से fields डालें

👉 Example:

<<Name>>
<<Address>>
<<City>>

  1. अब Update Labels पर क्लिक करें
    👉 इससे सारे labels में same format apply हो जाएगा

👉 Final Step:

  • Preview Results देखें

  • फिर Finish & Merge → Print Labels

⚡ Important Tips:

  • Excel file में data clean होना चाहिए (no blank rows)

  • First row हमेशा headings होनी चाहिए (Name, Address etc.)

  • Preview जरूर देखें, वरना print गलत हो सकता है

🎯 Short Summary:

  • Envelopes → लिफाफे पर address print

  • Labels → छोटे-छोटे address stickers

  • दोनों में process same है:
    👉 Start → Select Recipients → Insert Fields → Preview → Print